Conservazione Sostitutiva: Nomina responsabile conservazione

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svalerio

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Aggiunto: 18 May 2009
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Argomento: Nomina responsabile conservazione
Posted: 05 Feb 2010 a 5:03pm

In occasione di un confronto con alcuni esperti della materia, mi è stato detta che la nomina del Responsabile della Conservazione deve essere formalmente comunicata anche all'Amministrazione Finanziaria.

Mi chiedevo se l'affermazione è corretta, a quali casi si applica (es. solo per fruizione di servizi in outsourcing o anche se il servizio è totalmente gestito "in casa") e, nel caso, qual è la modalità con la quale inoltrare tale informazione (segnalazione nell'ambito della comunicazione preventiva, lettera specifica, altro).

Ringrazio anticipatamente per il chiarimento.

Sonia

claudio

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Aggiunto: 11 Mar 2008
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Posted: 05 Feb 2010 a 7:58pm

Non vi è una norma che indica questo, ne una indicazione su a chi va fatta tale comunicazione. Nel caso del libro unico del lavoro, va fatta una comunicazione preventiva ma non per indicare il responsabile, bensi per AVVISARE che si procede alla conservazione elettronica e per comunicare GLI ESTREMI TECNICI DEL PROCESSO di conservazione. (Allegate Tecnico Unificato)

Nel caso in cui il Responsabile è un incaricato, è necessario invece un documento INTERNO in cui si affida tale responsabilità ed è necessario il Manuale della Conservazione sostitutiva con l'indicazione di chi fa , che cosa, come.

Nei cd distribuiti vi è una traccia in word da seguire per la stesura

Claudio Moderatore

svalerio

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Aggiunto: 18 May 2009
Luogo: Milano
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Posted: 04 Mar 2010 a 4:05pm

Torno sul tema per una piccola precisazione.

Nel caso in cui si affidi la conservazione in outsourcing, quali sono gli obblighi dell'outsourcer rispetto all'identificazione del soggetto ?

Immginiamo il caso in cui la società C (cliente) si affidi ad O (outsourcer) per la conservazione.

La società O sarà, dunque, il responsabile della conservazione di C, in qualità di soggetto giuridico.

Mi chiedevo, se la società O:

[1] - è tenuta a nominare al proprio interno una persona fisica dei cui estremi identificativi dare comunicazione a C; a questa persona sarà intestato il ceritificato di firma usato per la conservazione dei documenti;

[2] - è tenuta a nominare al proprio interno una persona fisica e conservare un documento interno in cui si specifica l'affidamento di questa responsabilità; a questa persona sarà intestato il ceritificato di firma usato per la conservazione dei documenti;

[3] - non è tenuta a fare nulla di particolare, con l'assunto implicito che essendo l'azienda O (soggetto giuridico) il responsabile della conservazione per C, *operativamente* ed in termini di responsabilità collegate tutto va associato al rappresentate legale di O (amministratore delegato, ecc.) al quale sarà, quindi, intestato il ceritificato di firma usato per la conservazione dei documenti.

Ringrazio anticipatamente per il chiarimento.

Cordialmente,

Sonia

claudio

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Aggiunto: 11 Mar 2008
Luogo: MONDOLFO
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Posted: 04 Mar 2010 a 7:51pm

La regola principale per chi effettua la conservazione sostitutiva è quella di redigere un documento che illustri Il sistema adottato. Nell'esempio che noi abbiamo inseirto in ogni cd di installazione potrà notare che oltre a identificare quali sono gli archivi e chi sono i responsabili, i sostituti abbiamo inserito anche una serie di informazioni che riguardano gli addetti, le modalità di esecuzione dei vari processi.

Per quanto riguarda le modalità con cui sono conservati i documenti , vi è un altro documento molto importante che abbiamo denominato ALLEGATO TECNICO UNIFICATO che illustra invece come sono stati memorizzati i documenti all'interno dei supporti e come è possibile effettuare le verifiche di originalità / itnegrità anche in assenza del software originale che ha generato l'archivio. (in pratica le specifiche tecniche ed il manuale d'uso del software ArchiReader che viene inserito gratuitamente in ogni supporto)

Credo che questi due documenti SIANO FONDAMENTALI per una corretta gestione dell'archivio, sia ne caso in cui questo venga gestito internamente sia nel caso in cui venga affidato a terzi.

E' chiaro che se inseriamo un nominativo all'interno del manuale della conservazione in qualità di Addetto o di responsabile o di sostituto , dovremo anche informare questa persona (incarico) di quelle che sono le responsabilità che gli abbiamo affidato e delle modalità con cui deve svolgere tale incarico.

Claudio Moderatore

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svalerio Members Profile Send Private Message Find Members Posts Add to Buddy List Newbie Aggiunto: 18 May 2009 Luogo: Milano Online Status: Offline Messaggi: 5	Quote Reply Argomento: Nomina responsabile conservazione Posted: 05 Feb 2010 a 5:03pm
	In occasione di un confronto con alcuni esperti della materia, mi è stato detta che la nomina del Responsabile della Conservazione deve essere formalmente comunicata anche all'Amministrazione Finanziaria. Mi chiedevo se l'affermazione è corretta, a quali casi si applica (es. solo per fruizione di servizi in outsourcing o anche se il servizio è totalmente gestito "in casa") e, nel caso, qual è la modalità con la quale inoltrare tale informazione (segnalazione nell'ambito della comunicazione preventiva, lettera specifica, altro). Ringrazio anticipatamente per il chiarimento. Sonia
	Sonia

claudio Members Profile Send Private Message Find Members Posts Visit Members Homepage Add to Buddy List Admin Group Aggiunto: 11 Mar 2008 Luogo: MONDOLFO Online Status: Offline Messaggi: 219	Quote Reply Posted: 05 Feb 2010 a 7:58pm
	Non vi è una norma che indica questo, ne una indicazione su a chi va fatta tale comunicazione. Nel caso del libro unico del lavoro, va fatta una comunicazione preventiva ma non per indicare il responsabile, bensi per AVVISARE che si procede alla conservazione elettronica e per comunicare GLI ESTREMI TECNICI DEL PROCESSO di conservazione. (Allegate Tecnico Unificato) Nel caso in cui il Responsabile è un incaricato, è necessario invece un documento INTERNO in cui si affida tale responsabilità ed è necessario il Manuale della Conservazione sostitutiva con l'indicazione di chi fa , che cosa, come. Nei cd distribuiti vi è una traccia in word da seguire per la stesura
	Claudio Moderatore

svalerio Members Profile Send Private Message Find Members Posts Add to Buddy List Newbie Aggiunto: 18 May 2009 Luogo: Milano Online Status: Offline Messaggi: 5	Quote Reply Posted: 04 Mar 2010 a 4:05pm
	Torno sul tema per una piccola precisazione. Nel caso in cui si affidi la conservazione in outsourcing, quali sono gli obblighi dell'outsourcer rispetto all'identificazione del soggetto ? Immginiamo il caso in cui la società C (cliente) si affidi ad O (outsourcer) per la conservazione. La società O sarà, dunque, il responsabile della conservazione di C, in qualità di soggetto giuridico. Mi chiedevo, se la società O: [1] - è tenuta a nominare al proprio interno una persona fisica dei cui estremi identificativi dare comunicazione a C; a questa persona sarà intestato il ceritificato di firma usato per la conservazione dei documenti; [2] - è tenuta a nominare al proprio interno una persona fisica e conservare un documento interno in cui si specifica l'affidamento di questa responsabilità; a questa persona sarà intestato il ceritificato di firma usato per la conservazione dei documenti; [3] - non è tenuta a fare nulla di particolare, con l'assunto implicito che essendo l'azienda O (soggetto giuridico) il responsabile della conservazione per C, operativamente ed in termini di responsabilità collegate tutto va associato al rappresentate legale di O (amministratore delegato, ecc.) al quale sarà, quindi, intestato il ceritificato di firma usato per la conservazione dei documenti. Ringrazio anticipatamente per il chiarimento. Cordialmente, Sonia
	Sonia

claudio Members Profile Send Private Message Find Members Posts Visit Members Homepage Add to Buddy List Admin Group Aggiunto: 11 Mar 2008 Luogo: MONDOLFO Online Status: Offline Messaggi: 219	Quote Reply Posted: 04 Mar 2010 a 7:51pm
	La regola principale per chi effettua la conservazione sostitutiva è quella di redigere un documento che illustri Il sistema adottato. Nell'esempio che noi abbiamo inseirto in ogni cd di installazione potrà notare che oltre a identificare quali sono gli archivi e chi sono i responsabili, i sostituti abbiamo inserito anche una serie di informazioni che riguardano gli addetti, le modalità di esecuzione dei vari processi. Per quanto riguarda le modalità con cui sono conservati i documenti , vi è un altro documento molto importante che abbiamo denominato ALLEGATO TECNICO UNIFICATO che illustra invece come sono stati memorizzati i documenti all'interno dei supporti e come è possibile effettuare le verifiche di originalità / itnegrità anche in assenza del software originale che ha generato l'archivio. (in pratica le specifiche tecniche ed il manuale d'uso del software ArchiReader che viene inserito gratuitamente in ogni supporto) Credo che questi due documenti SIANO FONDAMENTALI per una corretta gestione dell'archivio, sia ne caso in cui questo venga gestito internamente sia nel caso in cui venga affidato a terzi. E' chiaro che se inseriamo un nominativo all'interno del manuale della conservazione in qualità di Addetto o di responsabile o di sostituto , dovremo anche informare questa persona (incarico) di quelle che sono le responsabilità che gli abbiamo affidato e delle modalità con cui deve svolgere tale incarico.
	Claudio Moderatore