Deroga in legge Conservazione Legale - Event Date: 17 Mar 2010

                           volevo porvi una domanda in merito alla conservazione legale sostitutiva. Come azienda, stiamo partendo con la dematerializzazione di documenti (l'azienda è nell'ambito sanitario), ma come Archiviazione Legale siamo un pò "indietro". La pianificazione aziendale, a questo punto del progetto, prevedrà sicuramente una partenza slegata, con un arco temporale di produzione di documentazione digitale senza firma digitale e marca temporale, necessari per l'archiviazione legale. Ho sentito parlare di possibilità di deroga (per un arco di tempo limitato). Non ne so molto di più ed in rete non ho trovato nulla in merito. Qualcuno è al corrente e può darmi qualche dritta?

Vi ringrazio

Buona giornata a tutti

 

Non me ne voglia ma secondo me fa parte di quelle leggi idiote che vengono pubblicate ogni tanto dove si modificano 100 leggi e alla fine non ci si capisce niente.

 

Tra l'altro nella legge n. 1/2009 si parla di digitalizzazione delle cartelle cliniche a partire da luglio 2010 ne avete sentito parlare ?? Non vorrei sembrare polemico ma la politica italiana vince il premio mondiale per le cose dette e non fatte.

 

Al di là di queste amare considerazioni, ritengo PROFONDAMENTE SBAGLIATO fare l'archiviazione elettronica dei documenti senza completare il processo con la firma digitale e la conservazione sostitutiva per diversi motivi:

 

1 - L'archivio non firmato non è affidabile nel senso che non ho la certezza che il contenuto di quell'archivio sia valido quindi avrò sempre la necessità di consultare il cartaceo e magari se scopro che l'archivio è incompleto o inaffidabile mi sento anche autorizzato a non archiviare i documenti come dovrei.

 

Se l'archivio è firmato ed è sostitutivo TUTTI I SOGGETTI concorrono a formare correttamente i documenti ed i dati di ricerca e se qualcuno fa il furbo e non fa il suo dovere lo si becca subito.

 

2 - La differenza tra uin archivio sostitutivo e uno non sostitutivo è irrisoria in termini di fatica di gestione. In pratica fare bene l'archivio e farlo male comporta una piccolissima differenza per cui meglio farlo bene

 

3 - in alcune attività il passaggio alla PRODUZIONE ELETTRONICA in sostituzione di quella cartacea fa risparmiare una marea di tempo. Pensi ad un giornale contabile di 10.000 pagine, in elettronico lo si produce in 10 minuti , in cartaceo in 10 minuti neanche si riesce a inserire la carta nel cassetto. Non c'è confronto e non vi sono dubbi, DIGITALIZZARE BENE E IN MANIERA DEFINITIVA è la soluzione migliore.

 

La possibilità di danneggiare un file è altissima, la firma digitale riduce drasticamente questo rischio perchè pone il file in sola lettura e permette di rilevare ogni manipolazione dello stesso.

In applicativi come il nostro, quando si firma digitalmente, il programma fa una copia del file e la include nel p7m generato . Anche se accidentalmente si dovesse cancellare il file originale ci sarebbe sempre la copia nel p7m di riserva.

Se a questo aggiungiamo il processo di conservazione che non è altro che una copia di quanto fatto durante il giorno / settimana/ mese su un percorse con maggiori protezioni e la firma digitale di chiusura otteniamo un livello di sicurezza e di affidabilità dell'archivio che non ha eguali.

Rinunciare a questa parte significa non dare all'elettronico quella certezza che è il fondamento della conservazione dei documenti.

 

Iimmagino che vi siano dei motivi validi che Vi fanno dubitare su come e cosa fare, ma rimane valida la legge che dice :

 

un file pdf senza firma è un file che rappresenta qualche cosa, un file pdf con firma digitale sottoposto a processo di conservazione sostitutiva è un DOCUMENTO INFORMATICO VALIDO A TUTTI I FINI DI LEGGE.

 

Non sono due cose che si equivalgono  

 

 

Se il file è già firmato e sufficentemente protetto, potete contare sul fatto che non vi è un termine preciso per l'avvio della conservazione. Nel campo fiscale si parla di "cadenza almeno annuale" nelle fatture "almeno quindicinale" .

 

Chiaro che essendo la vostra conservazione MOLTO IMPORTANTE, sarebbe opportuno non far trascorrere troppo tempo. Io me la immagino addirittura giornaliera.

 

Prenda come esempio una banca, alle 19 si fa la chiusura della cassa e la si fa tutti i giorni per tutte le filiali senza guardare in faccia a nessuno. Un dovere è un dovere :-)